Dare vita a un evento non è un’operazione semplice né veloce: occorre una programmazione accurata delle mosse da compiere, tale da consentire di prevenire qualsiasi situazione imprevista. Per organizzare fiere a Milano, per esempio, è indispensabile calcolare con la massima attenzione le tempistiche, che costituiscono il punto di partenza di ogni processo di pianificazione. In linea di massima, si dovrebbe cominciare a organizzare una fiera addirittura un anno prima rispetto al periodo in cui essa dovrà essere allestita.
Indice rapido
A quali aspetti pensare per un evento di successo
Nell’organizzare fiere a Milano si deve pensare da un lato al pubblico che dovrà frequentare l’evento, ma dall’altro lato anche agli espositori che quello stesso evento dovranno popolarlo. Ciò vuol dire, per esempio, riuscire a vendere gli spazi espositivi, ma soprattutto attirare i migliori espositori e fare in modo che essi ottengano il massimo vantaggio da una partecipazione. Non si può certo pensare di occuparsi di tutti questi aspetti da soli: il suggerimento, infatti, è quello di dare vita a un team, in cui ogni componente avrà delle mansioni specifiche. L’importante è che tali mansioni risultino ben coordinate, così come il lavoro dello staff.
Come è composto un team organizzativo
Al di là del project manager, ruolo che viene ricoperto da colui (o colei) che è l’event planner principale, c’è bisogno almeno di un sales manager, di un marketing manager e di un assistente event planner. Chi ha già una certa esperienza nell’organizzare fiere a Milano è ben consapevole dell’importanza di esternalizzare il maggior numero possibile di funzioni, a cominciare dal web design e dalla grafica. In questo modo ci si può concentrare su altri aspetti di maggior rilevanza, come per esempio la scelta della location o la costruzione del budget. È solo in funzione del budget che è possibile decidere i prezzi che saranno applicati per i biglietti di ingresso e stabilire il costo degli spazi espositivi.
Individuare la giusta location: un impegno complicato
In vista della scelta della location, sono numerosi i parametri a cui fare riferimento per essere certi di prendere la decisione giusta. Ovviamente si deve badare alle dimensioni degli spazi e alla loro disposizione, tenendo conto che i vari ambienti non dovranno accogliere solo gli espositori, ma anche la reception e il catering. Non ci si può dimenticare, inoltre, degli spazi lounge. In più, la tipologia di location va adattata al settore industriale a cui la fiera si riferisce.
Dove organizzare una fiera
A questo punto ci si può chiedere, dunque, quali siano gli spazi più indicati per l’organizzazione di una fiera a Milano e dintorni. Un centro congressi è senza dubbio una delle prime ipotesi che meritano di essere prese in considerazione, e lo stesso si può dire per i centri esposizionali. Ma ci sono anche altre opzioni sul tavolo, come per esempio le vecchie fabbriche e i capannoni ricondizionati, di cui il capoluogo lombardo pullula, perfetti soprattutto per le fiere di design. Se si è alle prese con una fiera relativa al settore matrimoni, infine, non c’è soluzione più adatta di un albergo o di una grande villa, meglio se con delle sale di ricevimento o una sala da ballo ampia.
Le campagne di marketing
Infine, un ulteriore fattore a cui badare è la progettazione delle campagne di marketing. Si deve pensare, a questo scopo, a due strategie differenti, nel senso che una sarà destinata a catturare l’attenzione del grande pubblico, mentre l’altra dovrà servire per attirare gli espositori. Per entrare nel gergo tecnico, nel primo caso si parla di business to consumer marketing, mentre nel secondo caso si fa riferimento al business to business marketing.